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財務必看:企業如何進行多賬合一(內外賬合并)

中國的企業大部分存在兩套甚至三套四套的賬務,究其原因是什么呢?小鄭從事多年的財務以及投行顧問工作,也輔導過多家企業掛牌或上市,總結得出以下原因。

內在

1)公司的管理層需要從各種方面了解企業;

2)會計單一賬務處理不能滿足公司的管理要求;

3)公司的財務在主觀意識上,對公司業務的誤解造成形成多套賬本;

4)財務對公司業務的介入較遲,通常是起"善后"的作用;

5)公司沒有建立全面預算管理。

外在

1)國內的稅負偏高,企業不知道如何進行籌劃,降低稅負;

2)企業發展與政府管理部門、銀行有著千絲萬縷的關系,他們對企業的財務數據要求都不一樣,使得企業處于被動位置。

隨著公司法律法規的規范,野蠻生存的做法使得企業在發展過程中,涉稅風險和經營風險越來越高,迫使企業主動要求合規合法經營,企業在合并賬務成為了必須面對的難題。那么應該怎么處理呢?

首先,我們了解各種賬務存在的作用:為了應付稅務的稅務賬;為了企業內部管理使用的內部賬;為了海關的海關賬;為了貸款的銀行賬;為了各種資質的資質申請賬等。

處理這些賬務整合中,我們需要明確,要制定統一的會計核算標準;賬務難以處理的,可以采用電子表格為輔助。

要徹底解決賬務合并中的問題,就要從業務流程上進行。

小鄭在輔導K公司整合多套賬務中,發現其同時存在著四五套不同作用的賬,企業存在著多種財務核算上的不規范。

企業的內外賬合并,特別在合并的期初,并不是簡單的內外相加或者全部采用內帳的數據,而是業務流和資金流的重塑。這時我們就要了解企業有幾方面的業務閉環,如:循環銷售與收款循環、購貨與付款循環、生產與費用循環、籌資與投資循環等,這些環節充斥著企業的整個實體經營中,我們在合并的前,首先要統一一個核算標準,這樣才能統一一個業務流程,為企業的多賬合一,打下良好基礎。

一、銷售與收款循環是由同客戶交換商品或勞務,以及收到現金收入等有關業務活動組成的。

在賒銷方式下.銷售與收款業務流程主要有:處理客戶訂單,批準賒銷信用,發送貨物,開具銷售發票,記錄銷售與收款業務,定期對賬和收回賬款,審批銷售退回與折讓,審批壞賬的注銷等。

正常的程序:訂貨(訂貨單)-->銷售單(銷售單)-->批準賒銷-->發貨-->裝運(提貨單)-->開票(銷售發票)-->記帳。

典型的銷售與收款業務循環中所使用的重要憑證和記錄有:客戶訂貨單,銷貨單,銷貨合同,發運單,銷貨發票,產品價目表,貸項通知單,主營業務收人明細賬,應收賬款明細賬,客戶對賬單,銷貨退回及折讓日記賬或明細賬,收款憑證,現金和銀行存款日記賬,壞賬審批表。

K公司整改前的業務情況:一部分業務合法合規業務、一部分業務虛開發票、一部分業務不開發票等。

K公司整改前不規范的財務情況:K公司虛開發票部分在外賬記錄收入,內帳不做記錄;不開發票的部分,外賬沒有記錄,內帳作為為收入。其對應的業務流程:訂貨(訂貨單A-->A不需要發票,開票給B-->銷售單(銷售單A-->批準賒銷A-->發貨A-->裝運(提貨單A-->開票(銷售發票B-->記帳外賬B內帳A。

K企業財務工作中,不規范的資金流入情況:1A企業付款,外賬就形成了對A企業的預收賬款,而且難以沖平;2B企業付款,可以平賬。

整改思路:制定統一標準,還原業務真像,內帳也要按照會計準則進行會計核算。

1)針對第一種情況,這是需要將業務流程變為:訂貨(訂貨單B-->開票給B-->銷售單(銷售單B-->批準賒銷B->發貨B-->裝運(提貨單B-->開票(銷售發票B-->記帳外B內帳A。A付款的時候,附上三方債權債務協議,可以沖減B的應收款。

特別注意:該處理只合適在外內帳合并調整中的特殊處理,絕對不可以在日常中經常使用。

2)針對第二種情況,把A視同居間人,B才是真正的客戶。

這是需要將業務流程變為:訂貨(訂貨單B-->開票給B-->銷售單(銷售單B-->批準賒銷B->發貨B-->裝運(提貨單B-->開票(銷售發票B-->記帳外帳B。

二、購貨與付款循環是企業資金周轉的關鍵環節,只有及時組織好資產的采購、驗收業務,才能保證生產、銷售業務的正常運行。

其業務活動:

1)編制請購單(倉庫或其他部門);

2)根據請購物資進行授權審批,每張請購單必須經過主管人員簽字批準。;3)編制訂購單。采購部門對經過批準的請購單發出訂購單,詢價后確定最佳供應商,但詢價與確定供應商的職能要分離;

4)驗收商品,編制驗收單。驗收部門先比較所收商品與訂購單上的要求是否相符,然后再盤點商品并檢查商品有無損壞,驗收部門驗收后編制一式多聯,預先編號的驗收單,是支持資產或費用以及與采購有關的負債的"存在或發生"認定的重要憑證;

5)儲存已驗收的商品存貨;

6)編制付款憑單。

正常的程序:請購商品或勞務-->簽訂采購合同-->商品驗收-->儲存已驗收的商品-->編制付款憑證-->確認與記錄負債-->償付款項-->記錄現金及銀行存款的支出等。

K公司整改前的業務情況:一部分業務合法合規;一部分業務虛購發票

K公司整改前不規范的財務情況:

1)實際供應商A不提供發票,K企業的私人賬戶付款給A;

2)發票方B,K企業從公戶付款給B,B再把錢轉回K企業私戶。

K企業財務工作中,不規范的資金流出情況:

1)按發票,公戶付款A,A從私戶轉回K企業私戶;

2)直接從私戶付款B

整改思路:

1)從正規渠道采購,以能提供發票的供應商為優先對象,因為企業如果為此而再去采購發票的話,成本費用是一樣的,但涉稅風險更大;

2)對于虛開發票的公司,在內控設置上要確保錢最終要支付給實際供應商。

整改業務與資金流程:請購商品或勞務(A)-->簽訂采購合同(B-->商品驗收(B-->儲存已驗收的商品(B-->編制付款憑證(B-->確認與記錄負債(B-->償付款項(B-->記錄現金及銀行存款的支出-->內帳記錄(A)外賬記錄(B)等。這時B的錢轉出去,通過現金支付給A,平了A的賬。

三、生產與費用循環是由原材料轉化為產成品的有關活動組成。生產與費用循環是產品制造企業特有的環節,該循環的交易是指從領料生產到加工、銷售產成品時結束。該循環的起點即生產領用材料是和購貨與付款循環銜接,而該循環的終點銷售產成品又與銷售與收款循環銜接。

該循環所涉及的主要業務活動包括:計劃和安排生產,發出原材料,生產產品,核算生產成本,核算在產品,儲存產成品,記錄存貨等。各主要業務活動之間的關系如下圖所示。上述業務活動通常涉及以下部門:生產計劃部門、倉庫、生產部門、人事部門、會計部門等。

K公司的實際情況:存在大量的賬外庫存,在實際盤點中,出現賬實不符。

整改思路:通過現銷處理賬外存貨,保證公司賬外有足夠的資金。

四、籌資與投資循環是由籌資活動和投資活動的經濟業務所構成?;I資活動主要由借款交易和股東權益交易組成。投資活動主要由權益性投資交易和債權性投資交易組成。

籌資所涉及的主要業務活動:審批授權、簽訂合同或協議、獲得資金、計算應付利息或股利、償還本息或發放股利;投資所涉及的主要業務活動:審批授權、取得證券或其他投資證明、獲取投資收益、轉讓證券或回收其他投資。

K公司的實際情況:由于其已經成立多年,存在一些抽逃出資的情況,K公司的抽逃出資分兩種情況:

1)新公司出臺之前,公司注冊資金需要驗資;

2)新公司出臺之后,公司的出資只是認繳制。

整改思路:

1)屬于股東的抽逃出資的,需要追回,這時候體外形成的資金就可以使用了;2)認繳制下,由于認知上的錯誤,當時啟用了一個體外賬戶,但只用來過渡股東資金,一直沒有正式啟用。這時候,只需當做欠繳出資。

K公司的多賬合并是在財務為主導的情況下,在業務流、資金流、物流和票據流的統一,并不是簡單的內外相加。

小鄭合并內外賬的思路:標準統一、全面規劃、內控規范、財務主導、管理不棄、合并消化。

多賬合并后得賬務處理后,對一些企業管理的釋疑。

1)合并后如果已經體現企業的全部實際經營情況,但企業的一些數據分析,會計說,無法處理,那怎么辦?

答:其實,這是內帳思維的錯誤思維導致,會計分錄體現企業經營管理的所有情況,在會計分錄無法處理的時候,可以考慮用電子表格處理。如:會計處理可能只是體現一個單位的余額,如果需要進行賬齡分析就需要啟動賬齡分析模塊或者用電子表格。

2)沒有了內帳,就無法進行財務分析?

答:企業公開的財務情況,只要是體現了公司的全部情況,通過公司特制的表格進行財務管理也是可以的。如:會計分錄在沒有啟用核算項的時候,難以對對部門和人員就進行分析,有些會計會強行處理,使得財務非常亂,這時候如果能用電子表格處理,會是工作難度降低。

3)只有一套賬企業的經營成本是否會增加?

答:肯定增加。首先,這是企業的規范過程,必須付出成本的;但能為企業減少涉稅風險,增加企業與資本市場接觸的機會。

總之,多賬的整合一個企業做大做強的必經過程,也是一個非常痛苦的過程。整合的過程是企業的業務流程、財務流程和管理流程的規范過程,從企業的發展角度是必須經過的。


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